INTRODUCTION

Le 21 septembre 2021, l’Assemblée nationale du Québec adoptait la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels1 (ci-après la « Loi 25 »). Celle-ci modifie principalement la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels2 (ci-après la «Loi sur l’accès »), laquelle prévoit l’adoption, d’ici le 22 septembre 20233, d’une politique de confidentialité si l’organisme public recueille des renseignements personnels par un moyen technologique.

Comme le Cégep Gérald-Godin collecte des renseignements personnels à partir d’une page deson site Internet, il publie une politique de confidentialité surle site Internet dans une section réservée à cette fin et accessible facilement par la page d’accueil du site, puisqu’il s’agit d’une exigence de la Loi 25. La même procédure sera suivie pour diffuser un avis de toute modification apportée à cette politique.

La situation particulière de la collecte de renseignements personnels de personnes en Union européenne

En plus de ces obligations, si des renseignements personnels de personnes se trouvant en Union européenne (ci-après l’« UE ») sont collectés, la politique de confidentialité sera conforme au Règlement général sur la protection des données4 (ci-après le « RGPD »).

Le RGPD s’applique à toute personne traitant des données à caractère personnel (plus communément appelées des renseignements personnels en droit québécois) de personnes se trouvant sur le territoire de l’UE lorsque les activités de traitement sont liées à leur offrir des biens ou des services. Dans le cadre du recrutement des étudiantes et étudiants résidant dans un pays de l’UE, les cégeps sont assujettis au RGPD s’ils font la promotion de leurs programmes en visant des résidents de l’UE et, par ce fait, recueillent, traitent ou conservent des renseignements personnels sur ces personnes. Lorsque le Cégep collecte des renseignements personnels de résidentes et résidents de l’UE sur son site Internet, il se conforme à des obligations supplémentaires. En choisissant de collecter des renseignements personnels de ces ressortissants, le Cégep inclura les articles relativement à la protection accordée par le RGPD (section 2) à notre politique de confidentialité et en plus d’ajouter un contrôle des témoins de connexion (cookies) qui collectent certains renseignements.

¹ Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25

1. PRÉAMBULE

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels5 (ci-après la « Loi 25 ») actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels6 (ci-après la « Loi sur l’accès »). Le Cégep est désormais tenu d’adopter et d’assurer l’application d’une politique de confidentialité lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.

Ce document vous présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par le Cégep, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels. Celle-ci doit être lue de pair avec la Politique en lien avec les règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Cégep. Le Cégep reconnaît l’importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci. En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Cégep à l’égard des informations ainsi
transmises, telles que détaillées à la Politique en lien avec les règles encadrant la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels du Cégep et à la présente Politique de confidentialité.

2. SECTION RELATIVE À LA PROTECTION ACCORDÉE PAR LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

2.1 CONCEPTEUR ET ÉDITEUR

Ce site a été  réé et édité par le Cégep Gérald-Godin :
– 15 615, boulevard Gouin Ouest
– 514-626-2666
– communications@cgodin.qc.ca

Ce site est hébergé par Rapidenet :
– CP 5009, BP George-Gagné
Delson, Québec, J5B 0A6
– 1-866-570-2203 | 514-907-0033

⁵ Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25

⁶ Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1

2.2 PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Cégep s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant et en utilisant le site, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du site, vous pouvez être sollicitée ou sollicité pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que votre nom, votre adresse courriel ou votre adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.

Vous êtes libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, les rubriques nécessitant ces informations ne vous seront pas accessibles.

Conformément à la Loi informatique et libertés 7 du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.

2.3 INFORMATIONS SUR LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.

Le Cégep conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre 1 an et une durée indéterminée, notamment, pour les relevés de notes.

3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 RENSEIGNEMENTS PERSONNELS POUVANT ÊTRE COLLECTÉS

Le Cégep recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Les renseignements collectés par le Cégep sont, notamment, les informations suivantes :
– les coordonnées personnelles (le nom, le prénom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, etc.) ;
– l’adresse courriel ;
– le dossier scolaire ;
– les renseignements relatifs à l’emploi et le dossier disciplinaire ;
– les renseignements relatifs à une plainte ou un signalement ;
– les renseignements relatifs au dossier médical ;
– etc.

Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)

3.2 MOYENS DE COLLECTE

Les renseignements personnels conservés par le Cégep sont recueillis seulement après que vous ayez été informée ou informé des fins de la collecte et que vous soumettiez volontairement ceux- ci, soit par l’entremise d’un formulaire ou en nous transmettant un courriel.

Les moyens technologiques utilisés pour recueillir les renseignements personnels sont, notamment, des formulaires sur notre site Internet, des témoins de connexion (cookies), un système de clavardage, un courriel, la plateforme Omnivox (notamment, à l’aide de sondage ou formulaires ou tout autre élément.

4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.

Le Cégep Gérald-Godin utilise les renseignements personnels recueillis à diverses fins. Ces fonctions comprennent, notamment :

– Faire la promotion de programmes ou de services ;
– Diffuser des alertes et des avis ;
– Permettre l’inscription à des activités ;
– Recueillir des statistiques de visites de son site Internet ;
– Mesurer le degré de satisfaction à l’égard de services offerts par le biais de sondages ;
– Identifier des personnes ;
– Transmettre des informations ;
– Effectuer des suivis auprès de la personne concernée ;
– Communiquer ;
– Vérifier l’admissibilité d’une personne à des produits et services.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

5.1. COMMUNICATION SANS LE CONSENTEMENT DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Le Cégep peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Cégep ou d’autres personnes.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Cégep qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Le Cégep peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Cégep les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et en respect des lois.

Le Cégep peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’études, de recherches ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur8.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.

5.2. COMMUNICATION AVEC LE CONSENTEMENT DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Le Cégep peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

6. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)

Le Cégep utilise des témoins sur son site Internet pour faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour mesurer l’audience du portail et comprendre l’utilisation qu’en font ses utilisateurs, etc.

À l’aide de fichiers témoins (cookies), le Cégep collecte des renseignements sur votre navigation. Il les utilise à des fins statistiques en vue d’améliorer votre expérience. Les renseignements sont conservés au Canada. Ces renseignements peuvent être communiqués à un fournisseur en marketing ou à une agence de promotion de publicité numérique, par exemple, Google Analytics. Ces renseignements sont, notamment :

– L’adresse IP anonymisée de votre ordinateur (votre adresse IP est modifiée, ce qui empêche quiconque de vous y relier);
– Le système d’exploitation de votre appareil ;
– Les pages consultées (la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites).

Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins en paramétrant votre navigateur Internet, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités. Vous pouvez en tout temps détruire les témoins en effaçant votre historique de navigation.

En utilisant le site Internet du Cégep, vous acceptez que celui-ci dépose des témoins sur votre appareil.

7. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cégep a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.

(8) Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25, art. 67.2.1 à 67.2.3

Le Cégep a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Les personnes qui travaillent pour le Cégep ou en son nom doivent, notamment :

– Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels ;
– Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Cégep ; et
– Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Cégep a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

8. DEMANDE D’ACCÈS, OU DE RECTIFICATION, À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par le Cégep. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante :

Madame Annie Lestage
Secrétaire générale et Coordonnatrice des affaires corporatives

Cégep Gérald-Godin
15 615, boulevard Gouin Ouest
Sainte-Geneviève (Québec) H9H 5K8
Téléphone : 514-626-2666 poste 5283
secretariatgeneral@cgodin.qc.ca

9. SITES EXTERNES

Le site Internet du Cégep contient des liens vers des sites externes. Le Cégep n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée, et vous invite à lire leur politique de confidentialité.

10. DIFFUSION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Cégep. Un avis sera publié pour toute modification dont cette Politique doit faire l’objet.

11. RESPONSABILITÉ DE L’APPLICATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.

Pour poser une question relative à la Politique ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante :

Madame Annie Lestage
Secrétaire générale et Coordonnatrice des affaires corporatives
Cégep Gérald-Godin
15 615, boulevard Gouin Ouest
Sainte-Geneviève (Québec) H9H 5K8
Téléphone : 514-626-2666 poste 5283
secretariatgeneral@cgodin.qc.ca

12. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente Politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration.